Privacyverklaring

MyQare is een platform waarop zorginstellingen diensten aanbieden aan zelfstandige zorgprofessionals. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens. Hieronder staat welke, waarom, op welke grondslag en hoe lang we ze bewaren.

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die op het platform worden verwerkt is Meditech Solutions B.V., handelend als MyQare, ingeschreven bij de KvK onder nummer 78023106. Voor alles over je gegevens bereik je ons via info@myqare.com of de contactpagina.

Nog vast te stellen: of er een functionaris voor de gegevensbescherming wordt aangesteld.

2. Welke gegevens we verwerken

Van iedereen met een account

• E-mailadres en wachtwoord (het wachtwoord versleuteld, wij kunnen het niet inzien)
• Naam
• Rol: zorgprofessional, beheerder van een zorginstelling, of medewerker van MyQare
• Telefoonnummer, als je dat invult

Van zorgprofessionals

• KvK-nummer
• BIG-nummer, als je een BIG-geregistreerd beroep uitoefent
• Kwalificatie en eventuele specialisaties
• Je werkgebied: de regio's waarin je wilt werken, en als je dat kiest een startpunt en een straal (zie hieronder)
• Minimumuurtarief en een eigen omschrijving
• Of je btw-vrijgestelde zorg verleent, en op welke grond
• Momenten waarop je niet beschikbaar bent
• De zorginstellingen die je bij Aanbod hebt uitgezet, omdat je hun aanbod niet wilt zien. Alleen jij ziet die keuze; een zorginstelling ziet niet dat je haar hebt uitgezet.
• Documenten die je uploadt: VOG, diploma's, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, KvK-uittreksel, bijscholingen en certificaten (waaronder een medicatiecertificaat, een epilepsiecertificaat en een BHV-certificaat: certificaten van scholing die je hebt gevolgd), je cv, overeenkomsten die je zelf uploadt, en een ander document dat je zelf kiest (in het formulier ‘Ander document’), met de korte omschrijving die je daarbij typt

Je documenten

Een VOG en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering vragen we elk jaar opnieuw op. Een VOG telt twaalf maanden vanaf de afgiftedatum die erop staat. Bij een verzekering mag de einddatum hoogstens twaalf maanden na de dag van uploaden liggen. Vernieuw je een verzekering die binnen zestig dagen afloopt, dan telt dat jaar vanaf de einddatum van de oude. Was je VOG of je verzekering al goedgekeurd voordat deze regel gold, dan blijft de datum staan die er toen bij is vastgelegd. Een KvK-uittreksel mag hoogstens drie maanden oud zijn op de dag dat je het uploadt.

Je cv, een overeenkomst en een ‘ander document’ zijn alleen voor jou en voor de medewerkers van MyQare die documenten beoordelen. Een zorginstelling ziet ze nooit (zie onder 4), en je kunt ze altijd zelf verwijderen (zie onder 5). Bij een ‘ander document’ vragen we je geen identiteitsbewijs te uploaden en niets waar je burgerservicenummer of gegevens van cliënten op staan.

Je werkgebied

Kies je bij Mijn werkgebied een straal, dan bewaren we je startpunt afgerond op ongeveer 100 meter: genoeg om afstanden in kilometers uit te rekenen, niet genoeg om je huis te vinden. Als naam van je startpunt bewaren we alleen de plaats, of de vier cijfers van de postcode met de plaats, nooit je straat en huisnummer. Alleen jij kunt je startpunt en je straal zien. Een zorginstelling hoort hooguit of jouw werkgebied een van haar locaties omvat, ja of nee, en nooit je startpunt, je straal of een afstand. Sluit je je account, dan verwijderen we je werkgebied. Zoek je je startpunt op adres, postcode of plaats, dan gaat wat je typt rechtstreeks vanuit je browser naar PDOK, de adressenzoekdienst van het Kadaster in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). Gebruik je ‘Gebruik mijn huidige locatie’, dan blijft die locatie in je browser en sturen we die niet naar PDOK.

Voor het opmaken van je facturen

Als zelfstandige ben jij de opsteller van de factuur; wij maken hem namens jou op. Daarvoor moeten je eigen gegevens erop staan (artikel 35a Wet OB). Je vult ze zelf in: je bedrijfsnaam vragen we al bij het aanmelden, je btw-identificatienummer kun je daar ook al opgeven, en alles wijzig je bij Facturatie:

• Bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats
• Btw-identificatienummer, als je btw in rekening brengt
• IBAN en de naam van de rekeninghouder
• Je nummerreeks, betaaltermijn en een eventuele vaste tekst op de factuur

Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor jou en voor medewerkers van MyQare. Ze komen op de facturen die namens jou naar een zorginstelling gaan — dat is het doel ervan — maar een instelling ziet ze alleen bij de facturen die naar haar zijn verstuurd: niet bij een factuur die nog niet verstuurd is, en niet op je profiel. Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-id komen ook op de factuur die MyQare jou stuurt als je je saldo opwaardeert; daarvoor gaan ze naar Stripe (zie onder 4).

Geef je bij Facturatie een e-mailadres van je boekhouder op, dan sturen we kopieën van je facturen naar dat adres zodra het daar is bevestigd. Zet je dat aan, dan gaan ook de facturen van MyQare voor je opwaarderingen daarheen. Je kunt het adres daar wijzigen of uitzetten.

Van zorginstellingen

• Naam, KvK-nummer, adres en facturatie-e-mailadres van de organisatie
• Naam en contactgegevens van de beheerders
• Wat jullie gemiddeld per maand aan bemiddelingsfee betalen: het bedrag dat jullie opgeven bij het aanmelden van jullie organisatie, met het moment van aanmelden. Op de homepage staat alleen een totaal over alle zorginstellingen die meetellen, met hun aantal en de aanmelddatum van de eerste. Een zorginstelling telt mee zodra MyQare haar heeft gecontroleerd. Jullie bedrag staat er nooit los, maar wie dat totaal nauwkeurig volgt, kan jullie bedrag afleiden op het moment dat jullie gaan meetellen, en daarmee ook wanneer jullie je aanmeldden. Per zorginstelling zien alleen de medewerkers van MyQare die zorginstellingen verifiëren het bedrag. Na het aanmelden kan het bedrag niet meer worden gewijzigd. Klopt het niet, dan kan MyQare jullie uit het totaal halen; we bewaren dan wanneer, door wie en waarom. Hoe lang we het bedrag bewaren, staat onder 5.

Uit het gebruik van het platform

• Geplaatste diensten en aan wie ze zijn aangeboden
• Welke aanbiedingen zijn geaccepteerd of geweigerd, en wanneer
• Wanneer je een aanbieding voor het eerst opende
• Ingediende en goedgekeurde uren
• Facturen, betaalstatus en het saldo-overzicht
• Onderlinge beoordelingen na afloop van een opdracht
• Het dossierrecord per opdracht: een kopie van de bovenstaande gegevens zoals ze eruit zagen op het moment van accepteren
• Technische gegevens om misbruik tegen te gaan: tellers binnen een kort tijdvenster. Per e-mailadres tellen we inlogpogingen, wachtwoordherstel-verzoeken, aanmeldingen, het opnieuw laten sturen van een bevestigingsmail en contactformulieren. Per IP-adres tellen we inlogpogingen, wachtwoordherstel, aanmelden en het opnieuw sturen van een bevestigingsmail — zodat één machine die adressen afgaat niet iedereen achter hetzelfde adres kan buitensluiten. Bij het contactformulier gebeurt dat niet. Ben je ingelogd, dan tellen we daarnaast per account hoe vaak je een dienst aanneemt en een document uploadt, en per zorginstelling hoe vaak er een dienst wordt geplaatst of een collega wordt uitgenodigd — dat laatste geldt dus voor alle coördinatoren samen. Elk adres en elk IP-adres gaat eerst door een eenrichtingsfunctie: in de tabel staat een onleesbare code, geen adres. Die tellers worden na twee dagen verwijderd.

Bij de aankomstcontrole, als een zorginstelling die gebruikt

Een zorginstelling kan willen weten welke diensten vijf minuten na het begin nog niemand heeft bevestigd. Dat is een signaal voor haar planners en geen aanwezigheidsregistratie: het zegt of een aankomst is bevestigd, niet of er gewerkt is.

De aankomstcontrole werkt alleen bij een zorginstelling waarvoor MyQare de functie beschikbaar heeft gemaakt én waar een eigenaar van die zorginstelling de functie zelf heeft aangezet. Geldt de aankomstcontrole bij een dienst van jou, dan staat dat bij die dienst, met hetzelfde teken dat de zorginstelling ziet. Bevestigen via locatie is daarnaast je eigen instelling. Die instelling staat uit tot je die zelf aanzet; zolang die uit staat, meet je telefoon niets en kun je zelf melden dat je er bent. Bij een dienst waar de aankomstcontrole geldt, verwerken we:

• Of je telefoon of browser binnen de straal van de plek was, en hoe nauwkeurig die meting was (in meters) en wanneer. Je telefoon rekent de afstand zelf uit: je coördinaten worden niet naar ons verstuurd en niet bewaard, en er wordt geen route of geschiedenis van je locatie bijgehouden.
• Als meten niet lukte, waarom niet: geen toestemming, locatie uit, geen locatie gevonden, te onnauwkeurig.
• Of je zelf hebt gemeld dat je er bent, en wanneer.
• Je eigen keuze of je telefoon via locatie mag bevestigen. Die staat uit tot je hem aanzet.
• Wat planners van die zorginstelling na een telefoontje vastleggen: dat ze belden, wat je zei over je aankomst, een korte notitie, en of vervanging nodig is.

Je telefoon wordt alleen iets gevraagd rond het begin van een dienst — vanaf een half uur voor het begin tot je aankomst is bevestigd, door je telefoon of doordat je zelf ‘Ik ben er’ meldt, en uiterlijk tot het einde — en alleen terwijl de app of de website open is. Daarna wordt je telefoon die dienst niets meer gevraagd: er wordt tijdens je dienst niet doorlopend gecontroleerd. Is de app dicht of je telefoon offline, dan komt er geen bevestiging binnen; dat zegt niets over of je er bent. Een rood teken betekent ‘niet bevestigd’; het annuleert niets en verandert niets aan je uren, je factuur of je beoordeling.

Gebruikt een zorginstelling ook ‘Ik ben onderweg’, dan kun je bij je dienst zelf laten weten dat je onderweg bent, hoe laat je verwacht er te zijn, en dat je vertraging hebt. Daarvoor wordt niets gemeten en geen locatie verstuurd: we bewaren alleen wat je zelf invult, met het tijdstip waarop je het gaf, en wat de controle vijf minuten na het begin daarvan wist. De planners en eigenaren van die zorginstelling zien dat je onderweg bent en je tijd, niet waar je bent. Stop je met delen, dan zien ze er niets meer van; het stopt ook vanzelf bij je aankomst, als de dienst niet doorgaat, en na vier uur, en dan wordt alles wat je over je tijd hebt doorgegeven vergeten. Alleen een e-mail die de planners al kregen, houdt de tijd die erin stond: die staat in hun eigen mailbox, waar MyQare niet bij kan. Verwacht je er meer dan een half uur na het begin te zijn, dan krijgen de planners bij de controle hetzelfde bericht als zonder ‘Ik ben onderweg’. Gaat je tijd voorbij zonder dat je aankomst is bevestigd, schuift die tien minuten of meer op, of meld je vertraging zonder tijd, dan vragen we je hoe het gaat en krijgen de planners een bericht; antwoorden hoeft niet, en het verandert niets aan je dienst, je uren of je beoordeling. Het wordt met de controles verwijderd, na dezelfde termijn.

Als je je eigen netwerk gebruikt

Waar MyQare het netwerk beschikbaar heeft gemaakt, kun je verbinden met collega-zorgprofessionals die je kent, om praktische zaken af te stemmen. Alles hieronder doe je zelf, en niets ervan is verplicht. Daarvoor verwerken we:

• Of je vindbaar bent voor collega's. Dat staat uit tot je het zelf aanzet; vanaf wanneer het aan staat.
• Je verzoeken om te verbinden en die aan jou, met wat ervan werd: verbonden, nee gezegd, ingetrokken of beëindigd, en wanneer.
• Wie je blokkeerde. Diegene krijgt dat niet te zien.
• De berichten tussen jou en je verbindingen, en of ze gelezen zijn. Zet daar geen gegevens van cliënten of patiënten in.
• Meldingen die je bij MyQare doet over een collega, met je toelichting en het bericht dat je meldde, zoals je het kreeg.
• Een logboek van wat je in je netwerk deed (zonder namen of berichten), om te kunnen nagaan wie wat deed.
• Of je een e-mail wilt bij een nieuw verzoek en bij een nieuw bericht.

Bij vervanging, ruilen en de voorbereiding van een dienst

De onderdelen hieronder werken alleen waar MyQare ze beschikbaar heeft gemaakt, en de meeste alleen waar de zorginstelling ze zelf heeft aangezet. Je hoeft er geen van te gebruiken, en een dienst weigeren blijft altijd vrij. Waar ze gelden, verwerken we:

• Vraag je of iemand uit je eigen netwerk je dienst mag overnemen: je verzoek aan de zorginstelling, haar antwoord en tot wanneer dat geldt.
• Wie je daarvoor uit je netwerk uitnodigt, wat die collega antwoordt en wat de zorginstelling daarna besluit.
• Stel je een collega voor om twee geboekte diensten te ruilen: het voorstel, jullie beider akkoord, het antwoord van de zorginstelling en wat ervan werd.
• De tijden waarop je zelf aangeeft op korte termijn gevraagd te willen worden, met de kwalificaties en het gebied die je erbij kiest. Je trekt ze zelf in; een zorginstelling krijgt ze niet als lijst te zien.
• Dat een zorginstelling je op zo'n moment een dienst heeft aangeboden, en wanneer.
• Wat een afdeling vooraf vraagt, zoals een kennismaking met de afdeling, en wat de zorginstelling daarover bij jou heeft vastgelegd: of het is gedaan, door wie, wanneer, en een korte reden.
• De korte vraag voor de start van een dienst en je antwoord, met je toelichting als je die geeft. Antwoorden hoeft niet, en er volgt niets uit als je het niet doet.
• De praktische informatie bij een dienst zoals die was toen de dienst werd geplaatst of gewijzigd, met de naam en het telefoonnummer van wie je bij aankomst ontvangt.
• Dat je een gewijzigde versie van die praktische informatie hebt gezien, en wanneer.
• Een introductie op een dienst: wie de nieuwe en wie de ervaren zorgprofessional is, het antwoord van die collega en wat ze samen hebben bekeken.
• Wat een zorginstelling voor je klaarzet voor een geboekte dienst, zoals een pas of toegang tot een systeem: of het klaar is en wanneer. Je wordt daar niets over gevraagd.
• Verandert er iets aan je documenten of je kwalificatie terwijl je voor een dienst geboekt staat: wat er bij die dienst opnieuw bekeken moest worden en wat de zorginstelling daarmee deed. Je boeking verandert daar niet door.
• Trekt MyQare een goedgekeurd document in: de reden, bij dat document. Je leest die zelf.
• Bij een uitnodiging om een uitgevallen dienst over te nemen: hoe vaak en wanneer je eerder bij die zorginstelling werkte, zoals het toen was, en de geschatte kosten van de dienst (een schatting voor de dienst, niet jouw tarief).
• Meld je na een dienst dat iets praktisch niet liep (geen toegang, onduidelijke informatie, materiaal dat ontbrak of niemand om je te ontvangen): wat je koos, je toelichting als je die geeft, bij welke dienst en wanneer. De zorginstelling ziet nooit je losse melding en nooit wie iets meldde: alleen dat op een plek vaker hetzelfde is gemeld, en pas als daar genoeg mensen werkten. Een eigenaar van de zorginstelling kan dan de toelichtingen zien, zonder naam en zonder datum. Je kunt een melding intrekken zolang MyQare deze meldingen aanbiedt; je toelichting en de koppeling met jou verdwijnen dan meteen. Las een eigenaar de toelichtingen al, dan kan die zien dat er een is weggevallen. Melden hoeft niet, en er volgt niets uit als je het niet doet.

Meldingen op je telefoon

Gebruik je de app en sta je meldingen toe, dan bewaren we per toestel het adres waarop dat toestel meldingen ontvangt (een pushtoken) en wanneer het voor het laatst is gezien. Een melding gaat via Expo naar Apple of Google, die hem op je telefoon bezorgen. Er staat in wat je op een vergrendeld scherm mag kunnen lezen: het soort dienst, de tijd en de zorginstelling. Geen tarief, geen reden en geen tekst die iemand typte. Zet je meldingen uit, meld je je af op dat toestel of zeg je je account op, dan verwijderen we het adres.

Wat we uitdrukkelijk niet verwerken

• Geen kopieën van identiteitsbewijzen. Een opdrachtgever mag van een zelfstandige geen kopie van een paspoort of ID-kaart bewaren, en het BSN daarop mag alleen worden verwerkt waar de wet dat voorschrijft. Het platform vraagt er niet om en kan ze niet opslaan.
• Geen burgerservicenummers. Er is geen veld voor.
• Geen patiëntgegevens. MyQare gaat over de inzet van personeel, niet over zorg aan cliënten. Er is nergens ruimte om iets over een cliënt vast te leggen.
• Geen volgcookies en geen advertentienetwerken. Zie hieronder bij cookies.

3. Waarom, en op welke grondslag

Nog vast te stellen, voor de aankomstcontrole: op welke grondslag een zorginstelling dit van een zelfstandige mag vragen, wie van ons tweeën daarvoor verantwoordelijk is, en of er eerst een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) moet komen. Dat is nog niet door een jurist beoordeeld. Dat jij bevestigen via locatie aanzet, is jouw keuze over je eigen telefoon; we stellen het niet voor als de rechtvaardiging voor de verwerking, en het accepteren van deze verklaring ook niet.

Een BIG-nummer is een openbaar registratiegegeven en geen gezondheidsgegeven over jou als persoon. Een VOG zegt niets over strafrechtelijke gegevens zelf — het is een verklaring dat er geen bezwaar is — en wordt daarom verwerkt als gewoon persoonsgegeven.

4. Met wie we gegevens delen

Wat een ander te zien krijgt, hangt af van de relatie:

• Een zorginstellingziet van haar eigen poolleden de naam, kwalificatie, specialisaties, regio's, het minimumtarief, een eventuele korte introductie, het KvK-nummer, het BIG-nummer en of dat is gecontroleerd, welke goedgekeurde documenten er zijn en tot wanneer ze geldig zijn (niet je cv, je overeenkomsten of een ‘ander document’: zie hieronder), en de beoordeling die je van álle instellingen samen hebt gekregen — als gemiddelde, nooit wie wat gaf. Het telefoonnummer pas zodra er een lopende opdracht is, en het document zélf openen kan pas zodra je een dienst bij hen hebt aangenomen. Bij elke dienst die ze je aanbood ziet ze met je naam of en wanneer je hebt geaccepteerd of geweigerd, en of en wanneer je de aanbieding voor het eerst opende.
• Een zorginstelling waar je géén poollid van bent ziet hetzelfde, maar alleen zolang er een opdracht met hen loopt of heeft gelopen. Bij een regio-brede dienst zie je van hen een aanbod voordat zij weten wie je bent: bij die dienst ziet ze of en wanneer je de aanbieding opende of weigerde, maar zonder je naam. Neem je een dienst van haar aan of kom je in haar pool, dan staat je naam ook bij die eerdere reacties.
• Je cv, je overeenkomsten en een ‘ander document’ krijgt een zorginstelling nooit te zien, ook niet nadat ze zijn goedgekeurd en ook niet nadat je een dienst hebt aangenomen: niet dat ze er zijn, niet het bestand en niet de omschrijving die je erbij typte. Ze komen niet in het dossierrecord van een opdracht, en een zorginstelling krijgt er geen bericht over. Alleen jij en de medewerkers van MyQare die documenten beoordelen kunnen ze zien.
• Een zorgprofessional ziet van een instelling de naam, locatie en de gegevens van de dienst.
• Bij de aankomstcontrole ziet een zorginstelling waar je een dienst hebt, en dan alleen de planners en eigenaren daar: per dienst een teken — groen als je telefoon in de buurt was, ‘Zelf bevestigd’ als je zelf ‘Ik ben er’ meldde, of rood als er niets is bevestigd — met een korte reden en het tijdstip. Niet waar je bent, geen kaart en geen route, en niet of jij bevestigen via locatie uit hebt staan: dat er niets binnenkwam, leest hetzelfde als een telefoon die offline was. Geeft je telefoon de app geen toegang tot je locatie, of staat de locatievoorziening van je telefoon uit, dan meldt de app dat wel: de planners zien dan ‘Geen toegang tot locatie’, ook in hun bericht. Een groen teken laat wel zien dat je telefoon het bevestigde, en dus dat je het aan had staan. Wat planners vastleggen na een telefoontje zie jij niet op het platform; je kunt het opvragen met je recht op inzage.
• Andere zorgprofessionals zien elkaar niet: wie nog meer een aanbieding kreeg, is niet zichtbaar. Alleen in hun eigen netwerk, waar MyQare dat beschikbaar heeft gemaakt: wie zich vindbaar maakte, wordt door collega's gevonden met naam en kwalificatie (en de provincie, als ze dat wil); een verbinding ziet hetzelfde, en de berichten die jullie elkaar sturen. Een verbinding geeft niemand toegang tot je documenten, tarieven, diensten, contactgegevens of werkgebied.
• Medewerkers van MyQare kunnen documenten inzien om ze te beoordelen en organisaties te verifiëren.
• Medewerkers van MyQare lezen een melding uit het netwerk alleen met een eigen recht daarvoor: de reden, de toelichting en het gemelde bericht, niets anders van het gesprek. Een melding verandert op zichzelf niets aan iemands account.

Verder schakelen we verwerkers in: Supabase voor database en bestandsopslag, Vercel voor hosting, Resend voor e-mail, Stripe voor betalingen en Expo voor het doorgeven van meldingen aan je telefoon. Met elk van hen hoort een verwerkersovereenkomst te liggen. Nog te regelen: die overeenkomsten zijn nog niet gesloten, en per verwerker moet worden vastgelegd waar de gegevens staan.

Waardeer je als zorgprofessional je saldo op, dan maakt Stripe daarvoor de factuur van MyQare. Die komt op naam van je onderneming. Daarvoor geven we deze gegevens uit je account aan Stripe door: je bedrijfsnaam of je naam, je adres, je e-mailadres en, als je ze hebt ingevuld, je KvK-nummer en je btw-id.

Upload je je VOG als PDF-bestand, dan sturen we dat bestand naar validatie.nl. Dat is de controledienst van de Justitiële Informatiedienst van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Die kijkt of Justis de VOG echt heeft uitgegeven en of het bestand daarna niet is veranderd. We sturen alleen het bestand zelf, onder een neutrale naam en zonder andere gegevens uit je account. Volgens validatie.nl wordt niet vastgelegd wie een document controleert. Wij bewaren alleen de uitslag bij je document. Andere documenten en een foto of scan van je VOG sturen we niet.

5. Hoe lang we bewaren

• Facturen en de bijbehorende opdrachtgegevens: zeven jaar. Dat is een fiscale bewaarplicht. Een verzoek om verwijdering gaat daar niet voor.
• Het dossier zelfstandigheid: zeven jaar, om dezelfde reden — het hoort bij de opdracht waarop de factuur ziet.
• Als je je eigen netwerk gebruikt: zolang de verbinding bestaat: beëindig je een verbinding of blokkeer je iemand, dan worden jullie berichten verwijderd. Je verbindingen, verzoeken en blokkades blijven tot jij of de ander het account opzegt; dan gaan ze, met de berichten en het logboek, mee. Van een melding blijven dan alleen de reden, de datum en het besluit van MyQare; de toelichting en het gemelde bericht worden verwijderd. Een kortere termijn is nog niet vastgesteld.
• Bij vervanging, ruilen en de voorbereiding van een dienst: voor deze gegevens belooft deze verklaring geen bewaartermijn. MyQare houdt per soort gegevens bij of er een termijn is besloten; zolang dat voor een van deze soorten niet is gebeurd, wordt daarvan niets op termijn verwijderd. Wat er gebeurt als je je account opzegt, staat hieronder.
• Documenten:zolang je account bestaat, tenzij je ze eerder zelf verwijdert. Een document dat nog niet is goedgekeurd kun je zelf verwijderen. Je cv, een overeenkomst en een ‘ander document’ kun je altijd zelf verwijderen, ook nadat ze zijn goedgekeurd: geen zorginstelling ziet ze. Keuren wij een van die drie af, dan verwijderen we het bestand meteen; de afkeuring en de reden blijven bij je documenten staan tot je die regel zelf weghaalt. Een goedgekeurd document dat een zorginstelling wel mag zien, zoals je VOG of je verzekering, kun je niet zelf verwijderen: het is het bewijs waarop een zorginstelling je heeft ingezet, en zij moet onder de Wkkgz kunnen laten zien dat ze het vóór die inzet heeft gecontroleerd. Een verlopen document verdwijnt niet vanzelf. Mag een zorginstelling het zien, dan waarschuwen we je en de instelling 60 en 30 dagen van tevoren en op de dag zelf, maar de scan blijft staan. Wil je alles weg, dan is de route het volledige verzoek hieronder.
• Profiel- en factuurgegevens: zolang je account bestaat. Je factuurinstellingen worden bewaard omdat elke volgende factuur ze nodig heeft; de gegevens zoals ze op een reeds verstuurde factuur staan, vallen onder de bewaarplicht hierboven en veranderen niet meer mee als je ze later aanpast.
• Wat een zorginstelling aan bemiddelingsfee opgaf: zolang de organisatie op MyQare bestaat. Wordt de organisatie verwijderd, dan verdwijnt het bedrag mee, met alles wat erbij is vastgelegd. Verwijderen we het account van een beheerder, dan blijft de organisatie bestaan, en dit bedrag ook.
• Technische gegevens tegen misbruik: kort, hooguit enkele dagen.
• De aankomstcontrole: zoveel dagen na de dienst als de zorginstelling instelt, daarna worden de controles en de notities erover automatisch verwijderd. De instelling begint op dertig dagen; dat is een startwaarde, geen vastgestelde termijn. Wie de instellingen van de aankomstcontrole of de straal van een plek wijzigde, wordt een jaar bewaard en daarna verwijderd; ook dat is een startwaarde.

Omdat facturen zeven jaar bewaard moeten blijven, kan een account met opdrachten niet zomaar worden gewist. In plaats daarvan anonimiseren we je profiel. Weg gaan: je documenten (uit de opslag én uit onze administratie), je telefoonnummer, je adres, je IBAN, je beschikbaarheid, de zorginstellingen die je hebt uitgezet en je poollidmaatschappen. Je e-mailadres wordt vervangen door een adres dat nergens heen gaat, je wachtwoord wordt onbruikbaar gemaakt en het account wordt geblokkeerd, zodat inloggen niet meer kan en je oude adres weer vrij is voor een nieuwe registratie. In je profiel komt "Verwijderd account" te staan. Van de aankomstcontrole verdwijnen je eigen keuze, de controles van jouw diensten en wat planners daarover hebben vastgelegd.

Zeg je je account op, dan wissen we wat jij of een planner bij een afmelding, een niet-verschijnen of een van de onderdelen hierboven typte, en wat een uitnodiging voor vervanging over je eerdere werk bewaarde. Wat blijft staan is een vaste keuze uit een lijst (zoals de reden van een afmelding die je zelf koos, of ‘account opgezegd’) met het moment, omdat de zorginstelling moet kunnen zien wat er met haar dienst is gebeurd. Wat een zorginstelling als praktische informatie bij een dienst schreef, blijft bij die dienst, ook de naam en het nummer van wie je ontving.

Wat wél blijft staan, met je naam erin: de facturen die op jouw naam zijn uitgegeven, de dossierrecords van de opdrachten die je hebt gedaan — met de gegevens zoals ze destijds zijn vastgelegd — en, als wij ooit iets aan je account hebben gedaan (een BIG-nummer gecontroleerd, een opdracht van je geannuleerd, dit verzoek uitgevoerd), de regel daarover in ons interne handelingslogboek, met de naam die je toen had. Ben je ooit beheerder bij MyQare geweest, dan blijft je naam daarin ook staan bij de besluiten die je zelf als beheerder hebt genomen. Dat laatste is alleen zichtbaar voor MyQare-beheerders en bestaat zodat achteraf te zien is wie welk besluit nam. Dat is bewust. Een factuur zonder leverancier voldoet niet aan de wet (art. 35a Wet OB), en een zorginstelling moet onder de Wkkgz kunnen laten zien wíe er gewerkt heeft en dat zijn papieren waren gecontroleerd. Die records zijn daarmee ook het bewijs van de instelling over zichzelf, en niet alleen gegevens over jou. Ze zijn niet zichtbaar voor andere zorgprofessionals en niet voor instellingen waar je niet hebt gewerkt.

Wat ook blijft staan: wat je over de betaling van een factuur hebt gemeld of weer hebt ingetrokken — wanneer je dat deed, de dag die je daarbij opgaf en, bij een intrekking, de reden die je typte. Dat blijft bij de factuur staan en is te lezen voor de andere partij van die factuur. Bij de melding zelf wordt geen naam bewaard, alleen van welke kant ze kwam: de zorginstelling of de zorgprofessional. De factuur waar ze bij hoort, houdt wel de naam van de zorgprofessional, zoals hierboven staat; de zorginstelling ziet die naam dus ook bij wat de zorgprofessional meldde.

Was je collega bij een zorginstelling, dan blijft daar ook staan dat je account er toegang had, met welke rollen en van wanneer tot wanneer, en wat er aan toegang is gewijzigd, door jou en over jou. Daar wordt geen naam bij bewaard, alleen een verwijzing naar het account; alleen de eigenaren van die zorginstelling kunnen zien dat het account toegang had en het logboek van wijzigingen lezen.

Heb je als planner bij de aankomstcontrole iets vastgelegd over de dienst van een ander, dan blijft dat staan tot de bewaartermijn van die zorginstelling voorbij is. Er staat geen naam bij, alleen een verwijzing naar het account.

Er is geen knop die het meteen doet: je vraagt het aan op de pagina Account verwijderen, of via contact, en wij voeren het uit. Staan er nog opdrachten open die niet gefactureerd zijn, of facturen die nog niet zijn verstuurd of nog geen pdf hebben, dan voeren we je verzoek pas uit als die facturen zijn opgemaakt en verstuurd — anders zou je onbetaald blijven voor werk dat je hebt gedaan. Ben je de enige coördinator van een zorginstelling waar nog diensten of uren openstaan, dan voeren we het pas uit als er een collega bij is gekomen die ook eigenaar is, of als daar niets meer openstaat: anders kan niemand daar nog uren goedkeuren of het factuuradres invullen. En ben je de enige eigenaar van een zorginstelling waar nog collega's toegang hebben, dan voeren we het pas uit als je een collega eigenaar hebt gemaakt of hun toegang hebt ingetrokken, ook als er niets openstaat: alleen een eigenaar kan collega's uitnodigen, rollen wijzigen of een andere eigenaar aanwijzen, en dat kunnen wij niet voor je doen.

6. Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kunt die uitoefenen via de contactpagina. We reageren binnen een maand.

Waar een bewaarplicht geldt, kunnen we niet verwijderen — dan beperken we het gebruik tot wat de wet vraagt en laten we weten wat er is blijven staan en waarom.

Ben je het oneens met hoe we ermee omgaan, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Cookies en lokale opslag

MyQare slaat alleen iets op je apparaat op dat nodig is om de site of de app te laten werken, of dat je zelf kiest. Op de website gaat het om drie dingen.

• Een sessiecookie die je ingelogd houdt. Maak je een account aan of vraag je een nieuw wachtwoord aan, dan komt daar een cookie met een eenmalige controlecode bij, die nodig is om de link in de e-mail die je dan krijgt af te handelen.
• Een formuliercookie, hooguit vijf minuten geldig, dat bewaart wat je net in een formulier had ingevuld als we je terugsturen omdat er iets niet klopte — anders is alles weg en typ je het opnieuw. Daar kunnen je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer in staan. Wachtwoorden nooit: die worden er expliciet uit gefilterd. Het cookie is niet leesbaar voor scripts op de pagina, geldt alleen voor het formulier waar het bij hoort, en wordt gewist zodra het formulier lukt. Bij het formulier waarmee een zorginstelling een dienst plaatst, hoort daar een tweede cookie bij, met dezelfde looptijd en dezelfde afscherming. Daar staat geen tekst in: alleen een controlewaarde waarmee de site, als ze je terugstuurt vanwege de toelichting, nagaat of de toelichting die terugkomt de tekst is die je net typte. Het verdwijnt zodra je het formulier opnieuw verstuurt.
• Je keuze op de voorpagina (Zorginstelling of Zorgprofessional), in de lokale opslag van je browser (localStorage, onder de naam myqare.audience). Die wordt alleen bewaard als je zelf op een van de twee knoppen klikt, bevat alleen welke van de twee je koos, wordt nooit naar ons verstuurd en blijft staan tot je de sitegegevens in je browser wist.

Voor deze drie is geen toestemming nodig, en daarom is er geen cookiebanner.

Er staan geen analyse-, advertentie- of volgcookies op de site, en er worden geen gegevens naar advertentienetwerken gestuurd. Mocht daar ooit iets bijkomen, dan komt er eerst een toestemmingsvraag en wordt deze verklaring aangepast.

In de app: het concept van een dienst die je plaatst

Plaats je in de app een dienst, dan bewaart de app wat je al had ingevuld als concept, zodat het er nog is als je wordt gebeld of de app wordt gesloten. In het concept staan de velden van het formulier: kwalificatie, datum en tijden, pauze, tarief, afdeling, locatie en de onderdelen van de dienst, de omschrijving met werkinstructies, wie de dienst mag zien en de reactietermijn. Het concept wordt bewaard op je telefoon, in de beveiligde opslag van het toestel (Keychain op een iPhone, Keystore op Android), en niet bij ons. Maak je een reservekopie van je iPhone of zet je hem over naar een nieuwe iPhone, dan kan het concept daarin meegaan. Het hoort bij jouw account en jouw zorginstelling en wordt niet getoond aan een ander account of bij een andere zorginstelling.

Het concept zelf wordt niet naar ons verstuurd. Terwijl je het formulier invult, kan de app wel bij ons opvragen hoe de gekozen tijden tellen (dag, nacht, weekend of feestdag) en hoeveel zorgprofessionals je met het ingevulde maximumtarief bereikt. Daarvoor gaan de datum en tijden, de kwalificatie, wie de dienst mag zien, hoe de dienst telt en het maximumtarief naar onze server. De dienst zelf ontvangen wij pas als je hem plaatst.

Een concept is hooguit zeven dagen bruikbaar nadat de app het voor het laatst heeft bewaard: bij je laatste wijziging, of bij een poging tot plaatsen waarop geen antwoord kwam. Daarna toont de app het niet meer, en verwijdert ze het uiterlijk zodra het formulier voor een nieuwe dienst weer op je scherm staat. De app wist het ook als je het weggooit, als je uitlogt en als je toegang tot de zorginstelling eindigt, en zodra ze van ons het antwoord krijgt dat de dienst is geplaatst. Komt dat antwoord niet aan, dan blijft het concept staan tot je het weggooit of tot het verloopt. Zolang de app niet open is, kan ze zelf niets wissen. Verwijder je de app, dan bepaalt je telefoon wat er met die opslag gebeurt; log eerst uit in de app als je zeker wilt zijn dat het concept weg is.

8. Beveiliging

Verkeer loopt over TLS. Documenten staan in een afgeschermde opslag die niet publiek bereikbaar is; een bestand kan alleen worden geopend via een tijdelijke link die per keer wordt aangemaakt voor iemand die het mag zien. Toegang tot gegevens wordt in de database zelf afgedwongen, per rol en per relatie, en niet alleen in de schermen.

9. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en vermelden we de datum bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen krijg je bericht.